PROPOSAL SIM PENGAJUAN ATK/BARANG

BAB I
PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah
Perkembangan Teknologi Informasi memberikan imbas yang sangat besar terhadap berbagai aspek kehidupan. Kemudahan-kemudahan yang ditawarkan menjadikan persaingan diantara aspek kehidupan menjadi kompetitif. Penerapan teknologi informasi dalam pengolahan data menjadi sebuah kebutuhan mendasar, tidak berlebihan jika dikatakan komputer merupakan kebutuhan primer untuk mendukung sistem pengolahan data dalam suatu instansi/perguruan tinggi/perusahaan, Data yang diolah secara benar akan menjadi salah satu sumber informasi untuk menentukan langkah kerja yang lebih baik.
Sebagai sumber data yang ada yaitu untuk keperluan analisis data pada suatu pengajuan atk/barang di Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Bandung merupakan konsep dalam mengorganisasi data untuk keperluan dosen pada sistem pengajaran yang nantinya untuk kelancaran aktivitas pendidikan di Jurusan Administrasi Niaga. Hasil pengumpulan dan analisis data ini diimplementasikan dalam bentuk program aplikasi berupa sistem informasi manajemen pengajuan atk/barang, sehingga penyediaan informasi bagi para pengambil keputusan terutama dosen pengajar dapat lebih efektif dan efisien dan juga untuk mendukung suatu peningkatan dalam program sistem pengajaran yang lebih baik pada Politeknik Negeri Bandung khususnya Jurusan Administrasi Niaga.

1.2. Identifikasi Masalah
Dari latar belakang tersebut diatas maka diambil suatu keputusan yang baik didalam memperoleh dan mengolah informasi walaupun hasil inputan dari sistem yang ada telah lengkap, tapi menampilkan data yang banyak untuk mendukung suatu keputusan membutuhkan waktu yang lama dengan cara yang tidak efisien dan tidak semua pengguna/user mampu untuk melaksanakannya, salah satunya yang terjadi pada Jurusan Administrasi Niaga. Disini penerapan dalam hal untuk pengajuan atk/barang, ternyata masih ada proses-proses yang menghambat untuk pelayanan pada dosen administrasi niaga dan juga staf yang lain. Maka baiknya dari Jurusan Administrasi Niaga membuat suatu sistem dalam hal ini sistem informasi pengajuan atk/barang untuk dosen pengajar.

1.3. Batasan Masalah
Masalah yang akan dibahas adalah:
1. Melakukan tahap perancangan DFD yang merupakan analisa strategi sistem pengolahan data di Jurusan Administrasi Niaga.
2. Melakukan tahap perancangan ERD Sistem Informasi Pengajuan ATK/Barang yang berfungsi Memvisualisasikan model data hasil analisa kedalam bentuk tabel.
3. Melakukan tahap perancangan tabel yang fungsinya untuk menampilkan data pendukung suatu keputusan.
4. Membuat Standar Operating Prosedur (SOP) yang bersifat merancang program aplikasi Data sebagai alternatif dalam pemecahan masalah untuk mendapatkan informasi yang benar.

1.4. Tujuan
Tujuan yang bisa diambil dari pembuatan suatu sistem informasi khususnya pengajuan atk/barang adalah
a. Terciptanya kelancaran suatu pengajaran bagi dosen pengajar dan memberikan informasi yang jelas tentang ada atau tidaknya atk/barang di jurusan administrasi niaga.
b. Kemudahan bagi Jurusan Administrasi Niaga dalam prosedur pengajuan permintaan atk/barang.
c. Memberikan kemudahan dan kelancaran bagi user untuk mengorganisir sumber data dengan baik sehingga untuk melakukan proses pengolahan data laporan tidak memerlukan waktu yang lama.
d. Untuk meningkatkan keamanan data tanpa merubah sistem yang ada terutama dalam pengajuan atk/barang bagi doesen pengajar tanpa mengganggu jalannya operasional rutin di Jurusan Administrasi Niaga.


BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Pengertian Sistem Informasi
Teknologi Informasi sekarang ini sangat dibutuhkan dalam banyak bidang, contohnya dalam sebuah perusahaan, Teknologi informasi dibutuhkan dalam mengolah, mengumpulkan dan menganalisa data, sehingga teknologi informasi sangat berperan penting dalam menganalisa hasil dan menentukan rencana kerja suatu perusahan.
Sistem informasi adalah sekumpulan fungsi yang bekerja secara bersama-sama dalam mengelola, mengumpulkan, menyimpan, memproses serta mendistribusikan informasi. Dalam dunia kerja mengolah sistem informasi harus dibuat semudah mungkin, sehingga user dapat menggunakan hasil dari sistem informasi secara mudah. Untuk itu, sistem informasi haruslah efisien, transparan dan terintegarsi. Untuk megolah suatu sistem informasi dibutuhkan salah satu komponen yaitu sistem informasi manajemen yang berbasis komputer yang dinamakan sistem basis data (database). Sistem basis data mempunyai peran penting sebagai tempat pusat penyimpanan data yang mendukung kegiatan operasional (Online Transactional Processing / OLTP). Sebuah sistem OLTP yang umum memiliki karakteristik seperti jumlah user yang sangat banyak yang secara serentak mengolah dan menambah data. Dalam hal ini, apabila banyak user yang melakukan pengolahan dan penambahan data akan membebani program, saat database berkembang semakin banyak dan kompleks, waktu respon akan semakin berkurang disebabkan bertumpuknya pemakaian sumber daya yang tersedia, sehingga untuk membuat suatu keputusan sangatlah susah dan membutuhkan waktu yang lama dan untuk membuat query satu persatu pada sumber data tidak praktis dan efisien, apalagi sumber data yang ada menyimpan current (arus data), sedangkan data yang dibutuhkan oleh para pembuat keputusan adalah data-data historis. Sebagai contoh data histori dibutuhkan pada pembuatan informasi mengenai pengajuan atk/barang.

2.2. Manfaat Sistem Informasi
Manfaat Sistem Informasi disini sangat banyak yaitu
a. Memudahkan pengaksesan data yang digunakan oleh banyak orang dan mengurangi redudansi dan inkonsistenansi data
b. Meningkatkan keamanan data tanpa merubah sistem yang ada dan jika terjadi perubahan dalam sistem akan memerlukan waktu yang lama dan menggangu jalannya proses opersional rutin maka perlu pengisolasikan data untuk di standarisasikan.
c. Menjaga integritas data yang merupakan konsep dalam mengorganisasi Data yang bersifat operasional berubah menjadi data yang bersifat informasional
d. Menjaga indenpendensi data
e. Penyediaan informasi bagi para pengambil keputusan dapat lebih efektif dan efisien

2.3. Diagram Arus Data (DFD)
Diagram arus data sangat berguna untuk berkomunikasi pada model grafik. Diagram arus data(data follow diagram/DFD) adalah suatu gambar grafis dari suatu system yang menggunakan sejumlah symbol-simbol untuk menggambarkan bagaimana data mengalir melalui suatu proses yang saling berkaitan. Penekanan pada DFD ada pada proses, bukan pada data.
• DFD merupakan cara yang umum untuk mendokumentasikan proses, dimana output pada suatu proses, akan menjadi input pada proses berikutnya. Penggunaan DFD biasanya dikombinasi dengan teks lainnya.
• Diperlukan untuk menganalisis pergerakan data atau informasi dari suatu bagian ke bagian lain dalam satu organisasi proses atau transformasi yang dialami oleh sebuah data atau informasi dan bagaimana hasil transformasi tersebut. Pembuatan DFD menekankan pada logika dan struktur yang mendasari terbentuknya suatu organisasi atau sistem. Terdapat empat buah simbol pokok dalam sebuah DFD.
• DFD hanya terdiri dari 4 simbol utama, simbol tersebut digunakan untuk elemen lingkungan yang berhubungan dengan system, untuk proses, arus data, dan penyimpanan data.


Langkah-langkah pembuatan DFD sebagai berikut :
• Buat sebuah daftar (list) dari aktivitas unit yang sedang diamati. Biasanya dapat dilihat pada job description masing-masing bagian dalam organisasi. Amati juga aliran pekerjaan (work flow) yang dilakukan dalam organisasi tersebut. Gunakan daftar aktifitas dan aliran pekerjaan tersebut dan pilah-pilah menjadi :
o Entity
o Data / informasi
o Proses yang dilakukan
o Data store : mana yang bisa dianggap sebagai tempat penyimpanan data (lemari arsip, file, tabel)
• Buat sebuah context diagram yang menggambarkan hubungan antar entity dan data / informasi, dari dan ke sistem yang diamati. Jangan menggambarkan proses dan data store terlalu rinci terlebih dahulu.
• Buat diagram 0 (level 0), yang memperlihatkan proses / transformasi. Tetap dijaga agar tidak terlalu rinci. Mulai memperlihatkan data store pada level ini.
• Buat diagram anak (child diagram) atau diagram level 1 untuk setiap proses yang ada pada diagram level 0.
• Periksa kalau ada kesalahan dan pastikan tindakan pemberian label pada tiap proses dan data flow memiliki kegunaan.

Level DFD:
Level 0 (diagram konteks) mendokumentasikan system pada tingkat tertinggi. Diagram konteks mudah digambar saat anda memiliki ide, terdiri dari satu simbol proses yang menggambarkan seluruh sistem. Diagram konteks menunjukkan data mengalir ke dan dari terminator.

2.4. Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram (ERD), merupakan model konseptual yang menggambarkan struktur data dan hubungan antar entitas sebagai pembentuk Sistem.
ERD menggunakan tiga macam symbol untuk menggambarkan struktur dan hubungan antar entitas, diantaranya yaitu:
1. Entitas
Entitas berupa individu yang mewakili sesuatu nyata dan dapat dibedakan dari sesuatu yang lain.
Entitas ada dua:
a) Entitas Kuat (Strong Entity)
Adalah entitas yang kemunculannya tidak tergantung dari entitas lain (dapat berdiri sendiri), biasanya memiliki atribut yang berfungsi sebagai key.

b) Entitas Lemah (Weakly Entity)
Adalah entitas-entitas yang kemunculannya tergantung pada eksistensinya dalam sebuah relasi terhadap entitas lain (strong entity) dan tidak memiliki atribut yang berfungsi sebagai key.
2. Atribut
Atribut adalah karakteristik (sifat-sifat khas) yang melekat pada sebuah entitas. Atribut ada dua macam yaitu atribut yang berfungsi sebagai key, berfungsi sebagai ciri khas (unik) suatu entitas yang dapat membedakan dengan entitas dalam Sistem. Kardinalitas relasi menunjukkan jumlah maksimum entitas dapat berelasi dengan entitas yang lain. Kardinalitas yang terjadi diantara dua himpunan entitas:
a) Satu Kesatu (One To One)
Setiap entitas pada suatu himpunan entitas berhubungan paling banyak satu entitas pada himpunan entitas yang lain.
b) Satu Ke Banyak (One To Many)
Setiap entitas berhubungan dengan banyak pada himpunan entitas yang lain.
c) Banyak Ke Banyak (Many To Many)
Setiap entitas pada suatu himpunan entitas berhubungan dengan entitas pada himpunan entitas yang lain.

BAB III
PEMBAHASAN

3.1. Tahap Perancangan DFD
DFD (Data Flow Diagram) dibangun berdasarkan proses yang akan dibuat yaitu sistem pengajuan atk/barang pada jurusan administrasi niaga.

3.1.1. DFD Level 0


3.1.2. DFD Level 1


3.1.3. DFD Level 2 Untuk 1


3.1.4. DFD Level 2 Untuk 2


3.1.5. DFD Level 2 Untuk 3


3.2. Perancangan ERD Sistem Informasi Pengajuan ATK/Barang
Perancangan Sistem pengajuan atk/barang ini terdiri dari lima buah tabel yang memiliki relasi satu dengan lainya. Seluruh relasi didasarkan pada nomor urut dari data (primary key menggunakan kolom Nomor yang berupa bilangan). Penggunaan nomor urut dimaksudkan agar tidak tergantung dari kolom-kolom yang ada pada tabel jika suatu saat ada perubahan isi dari suatu tabel.


3.3. Perancangan Tabel
Berikut ini adalah tabel yang digunakan pada Sistem Informasi Pengajuan atk/barang. Jumlah tabel yang digunakan untuk sistem ini adalah lima jenis tabel.



3.4. Pembuatan Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengajuan ATK/Barang
Contoh Formulir Pengajuan ATK/Barang Jurusan Administrasi Niaga
Politeknik Negeri Bandung


Tujuan:
Standard Operating Procedure ( SOP) diciptakan senantiasa untuk memberikan kepastian jaminan mutu dari Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Bandung.

Pelaksanaan SOP :
Standard Operating Procedure ( SOP) dilaksanakan secara bertahap dan akan dibentuk Komisi Pengawas Pelaksanaan SOP dari Jurusan Administrasi Niaga yang berfungsi sebagai Quality Control Team.

Standar Operating Procedure (SOP)
Pengajuan/Permintaan ATK/Barang Habis Dari Dosen Ke Jurusan
Jurusan Administrasi Niaga
Politeknik Negeri Bandung

1. Setiap dosen yang meminta barang habis, harus mengisi buku administrasi pengeluaran barang yang ada di jurusan
2. Semua atk/barang-barang Jurusan harus diinventarisir dan dilakukan pengecekan setiap akhir tahun oleh Jurusan.
3. Semua bentuk pengajuan atk/barang melalui transaksi dengan format baku yang ditetapkan Jurusan Administrasi Niaga.
4. Atk/Barang yang tidak terpakai pada waktu permintaan Dosen untuk bahan pengajaran hendaknya dikembalikan ke Jurusan Administrasi Niaga.
5. Pengajuan Atk/Barang yang merupakan kebutuhan Dosen Pengajar harus sepengetahuan/izin penanggung jawab dari Jurusan Administrasi Niaga.
6. Secara berkala, jurusan menyampaikan persediaan barang habis yang ada di jurusan

BAB IV
P E N U T U P

Dari penulisan proposal yang telah dilakukan maka penulis dapat memberikan kesimpulan dan saran seperti yang dapat dilihat pada sub bab-sub bab berikut :

4.1. Kesimpulan
1. Sistem informasi manajemen terutama mengenai Standar Operasional Prosedur (SOP) pengajuan ATK/Barang di lembaga pendidikan sangat diperlukan untuk kemudahan informasi bagi dosen pengajar dan staf yang ada di Jurusan Administrasi Niaga dalam memudahkan proses belajar mengajar
2. Secara garis besar kegiatan pembuatan Sistem Informasi Manajemen mengenai Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengajuan ATK/Barang dapat membantu dosen didalam melaksanakan tugas dan fungsinya untuk belajar mengajar.
3. Secara umum, bentuk dan macam atk/barang yang dibutuhkan oleh dosen pengajar dilihat berdasarkan hasil inventarisasi aset di Jurusan Administrasi Niaga khususnya kegiatan inventarisasi yang dilakukan oleh Urusan Inventaris.

4.2. Saran
1. Sistem informasi untuk pengajuan atk/barang yang ada di Jurusan Administrasi Niaga hendaknya dikembangkan melalui pengembangan sistem informasi berbasis komputer jaringan yang mendukung kegiatan sistem informasi tersebut terutama menyangkut Standar Operasional Prosedur (SOP) untuk mempermudah pengaksesan, penyampaian dan up date informasi dari Jurusan Administrasi Niaga ke Dosen pengajar dan staf yang lain yang ada Jurusan Administrasi Niaga.