Di samping sebagai salah satu fungsi pelayanan, sistem informasi data hadir untuk memenuhi tuntutan kebutuhan manajemen. Sistem informasi data yang baik senantiasa dapat mengatasi masalah-masalah yang terjadi serta dapat menghasilkan informasi secara cepat, tepat dan akurat.
Salah satu contoh yang dapat dilakukan oleh sistem informasi adalah dengan sistem absensi yang memadai proses pengambilan informasi kehadiran karyawan menjadi akurat. Proses pencatatan dan pelaporannya menjadi otomatis oleh software khusus. Kesalahan maupun manipulasi catatan dapat dihilangkan dengan sistem absensi dimaksud. Informasi yang akurat merefleksikan kondisi yang sebenarnya menjadi landasan untuk pengambilan keputusan sertaPencatatan absensi tenaga kerja lapangan merupakan salah satu faktor penting dalam pengelolaan sumber daya manusia (SDM / human resources management). Informasi yang mendalam dan terperinci mengenai kehadiran seorang karyawan dapat menentukan prestasi kerja seseorang, gaji / upah, produktivitas, atau kemajuan instansi/lembaga secara umum.
Pengolahan absensi tenaga kerja lapangan meliputi :
1. Input data tenaga kerja lapangan
2. Pembagian area/ blok pekerjaan
3. Pembuatan target dan realisasi pekerjaan harian, mingguan dan bulanan
4. Pengolahan data absen dan upah/ gaji tenaga kerja lapangan
Dari input di atas kemudian diproses dan menghasilkan output sebagai berikut :
1. Laporan Absensi Harian
2. Laporan Realisasi Pekerjaan Harian, Mingguan, dan Bulanan
3. Laporan Upah/ Gaji Tenaga Kerja Harian
II. IDENTIFIKASI MASALAH
Selama ini pengolahan absensi tenaga kerja harian masih dilakukan secara manual dan belum dilakukan secara optimal.
Berdasarkan gambaran umum, permasalahan yang ada adalah sebagai berikut :
1. Keterlambatan pembayaran honor karyawan lapangan
2. Ketidaktepatan siapa yang harus dibayar
3. Ketidaktepatan jumlah yang harus dibayar
4. Tidak adanya laporan harian siapa saja yang bekerja
5. Tidak adanya laporan kerja per area
6. Tidak adanya rencana dan realisasi
7. Bagaimana penggunaan standar lembur per jam
III. ANALISA KELEMAHAN SISTEM LAMA
Analisa terhadap kelemahan sistem yang lama bertujuan untuk menunjukkan apa saja yang tidak optimaldalam sistem tersebut yang dapat diidentifikasi dan dievaluasi melalui beberapa faktor, yaitu pekerjaan, keandalan, teknologi, laporan dan dokumen.
1. Penilaian pekerjaan
a. Susahnya untuk mengetahui siapa-siapa yang bekerja, sehingga ada ketidaktepatan siapa dan jumlah yang harus dibayar.
b. Kesulitan untuk mengetahui progress pekerjaan secara harian, mingguan dan bulanan.
2. Penilaian Keandalan
a. Kemungkinan data upah/gaji ada yang tidak valid sehingga menimbulkan kesalahan nama dan jumlah yang harus dibayarkan kepada tenaga kerja lapangan.
b. Kemungkinan terjadinya kesalahan penghitungan upah/gaji.
3. Penilaian laporan dan dokumen
a. Sulitnya penataan arsip data yang bersifat manual, dan sulitnya mencari data bila sewaktu-waktu diperlukan.
b. Laporan yang disajikan tidak akurat dan tidak tepat waktu.
IV. ANALISA KEBUTUHAN SISTEM
1. PERANGKAT LUNAK ( SOFTWARE )
Perangkat lunak yang diperlukan dalam pembuatan sistem dan pemrosesan data dari sistem yang diusulkan adalah :
a. Microsoft Windows XP sebagai sistem operasi.
b. MS Office untuk pembuatan aplikasi dan laporan- laporan
c. Program-program lain yang mendukung.
2. PERANGKAT KERAS ( HARDWARE )
a. Processor Intel Pentium III ke atas
b. RAM minimal 256 MB
c. HDD 40 Gb.
d. CD Rom
e. Monitor, Keyboard, dan Mouse
f. Printer, UPS, Kabel UTP, Konektor, Switch/Hub.
3. BRAINWARE
Sebagai pelaksana personal dari sistem yang diusulkan adalah :
a. Operator, bertugas mengoperasikan sistem yang telah dibuat, meliputi proses input data, pengeditan, pemeliharaan data dan pembuatan laporan.
b. Teknisi, bertugas untuk memelihara perangkat keras, dan perangkat lunak yang mendukung aplikasi.
V. ANALISA KELAYAKAN TEKNIS
1. Ketersediaan teknologi yang dibutuhkan
Untuk merancang sistem ini diperlukan sarana computer dan perangkat lunak yang sudah ada di pasaran dan secara umum sudah dimiliki oleh perusahaan.
2. Integrasi dengan teknologi yang sudah ada
Karena teknologi yang sudah ada biasanya adalah masih manual, sehingga tidak ada maslah jika diganti dengan sistem baru yang terkomputerisasi.
3. Konversi sistem lama ke sistem baru
Sistem lama yang seluruhnya dilakukan secara manual akan dilakukan dengan sistem computer.
4. Penguasaan teknologi
Karena sistem ini adalah sederhana jadi pegawai di wilayah III dapat mengoperasikannya dan tidak memerlukan keahlian khusus, karena hanya menggunakan MS Office.
VI. DFD ( DATA FLOW DIAGRAM )
DFD LEVEL 0 ( nol )
DFD LEVEL 1
DFD LEVEL 2
Program penggantian pipa korosif yang dilakukan oleh satu grup yang terdiri dari 2 orang, dimana 1 grup tersebut bertanggung jawab terhadap penggantian pipa korosif dalam satu blok/ area yang terdiri dari 2000 SL.
Penggantian SL Korosif ditargetkan 400 sampai dengan 500 SL per bulan, jadi penggantian SL Korosif per Blok sekitar 120 SL.
VII. ERD ( ENTITY RELATIONSHIP DIAGRAM )
VIII. RANCANGAN TABEL
IX. RANCANGAN INTERFACE
a. Isian Daftar Hadir
b. Aplikasi
c. Laporan-Laporan
1. Daftar Absensi Tenaga Kerja Lapangan
2. Laporan Harian di Lapangan
3. Laporan Harian
4. Laporan Mingguan
5. Laporan Bulanan
X. STRATEGI
Dalam pengembangan system ini kami gunakan Strategi Global yaitu mengumpulkan pengendalian di organisasi induk terpusat di bagian keuangan Kantor Pusat. Semua kebutuhan unit kerja kami telah distandar (sesuai atauran, panduan, juklak yang jelas,…).
Implikasinya pada strategi ini sebahagian besar kapasitas sistem informasi berlokasi di organisasi induk dan terdapat sentralisasi proses & database.
XI. Kesimpulan
Sistem absensi tenaga kerja lapangan ini tentunya akan menyelesaikan masalah-masalah klasik pencatatan absensi, yaitu diantaranya buddy punching, kartu yang hilang, pencatatan absensi yang kurang akurat, hingga keamanan informasi. sistem yang akan dibangun tentunya harus sesuai dengan kebutuhan sehingga pemanfaatannya menjadi tepat guna. pengembangan lebih lanjut berikut ujicoba yang teliti yang mencakup semua aspek pemakaian sistem ini perlu dilaksanakan sehingga menjadikan sistem yang handal dan sesuai dengan kebutuhan spesifik kantor.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar